Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby
Urzędu Miejskiego w Barczewie w 2023 r.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: GMINA BARCZEWO

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 510743574

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: pl. Ratuszowy 1

1.5.2.) Miejscowość: Barczewo

1.5.3.) Kod pocztowy: 11-010

1.5.4.) Województwo: warmińsko-mazurskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL622 - Olsztyński

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zp@barczewo.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://barczewo.bip.net.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby
Urzędu Miejskiego w Barczewie w 2023 r.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-93444a0a-760a-11ed-b4ea-f64d350121d2

2.5.) Numer ogłoszenia: 2022/BZP 00480653

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2022-12-07

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2022/BZP 00023491/14/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.4 Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Urzędu Miejskiego w Barczewie w 2023 r.

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://platformazakupowa.pl/pn/barczewo

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Ze względu na ograniczoną liczbę
znaków w formularzu ogłoszenia o zamówieniu informuję, że informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których
Zamawiający będzie komunikował się z Wykonawcami, oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych
sporządzania,
wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej oraz informacje dotyczące wymogu użycia podpisu elektronicznego zostały
szczegółowo określone w rozdziale XIII i XVIII SWZ dostępnej pod
adresem https://platformazakupowa.pl/pn/barczewo

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)
2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie
swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE
L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
1. administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Urząd Miejski w Barczewie, Plac Ratuszowy 1, 11-010 Barczewo, adres e-mail
umb@barczewo.pl,
tel. 895148303, kontakt z osobą pełniącą funkcję Inspektora Ochrony Danych
za pomocą poczty elektronicznej pod adresem: iod@barczewo.pl
2. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z niniejszym
postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn.: „Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na
potrzeby Urzędu Miejskiego w Barczewie w 2023 roku” BI.271.50.2022 prowadzonym w trybie podstawowym.
3. odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w
oparciu o art. 74 ustawy Pzp.
4. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp. przez okres 4 lat od dnia zakończenia
postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas
trwania umowy, a następnie przez okres zgodny z jednolitym rzeczowym wykazem akt stanowiącym załącznik nr 2
do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych
wykazów akt oraz instrukcji
w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych lub
w przypadku zadania realizowanego przy udziale środków finansowych pochodzących z UE przez okres zgodny z umową o
dofinansowanie projektu.
5. obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym
określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje
niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
6. w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane
w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
7. posiada Pani/Pan:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych **;
− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem
przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***;
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych
osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
8. nie przysługuje Pani/Panu:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania
Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
* Wyjaśnienie: informacja w tym zakresie jest wymagana, jeżeli w odniesieniu do danego administratora lub podmiotu
przetwarzającego istnieje obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych.
** Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego ani zmianą postanowień umowy
w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.
*** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu
do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub
prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: BI.271.53.2022

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Tak

4.1.14.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub etykiet w opisie przedmiotu zamówienia:

Zamawiający uwzględnił wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników, zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie w okresie od dnia 1 stycznia 2023 r. do dnia 31 grudnia 2023 r. usług
pocztowych na potrzeby Urzędu Miejskiego w Barczewie w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek
oraz paczek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów, w obrocie krajowym i zagranicznym do każdego miejsca w kraju i
za granicą.
2. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe o wadze do 2000 g. (Gabaryt
S,M,L):
1) zwykłe – przesyłki nierejestrowane niebędące przesyłkami najszybszej kategorii,
2) zwykłe priorytetowe – przesyłki nierejestrowane najszybszej kategorii,
3) polecone – przesyłki rejestrowane, przemieszczane i doręczane w sposób zabezpieczający je przed utratą, ubytkiem
zawartości lub uszkodzeniem,
4) polecone priorytetowe – przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii, przemieszczane i doręczane w sposób
zabezpieczający je przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem,
5) polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru – przesyłki rejestrowane, przyjęte za potwierdzeniem nadania i
doręczone za pokwitowaniem odbioru,
6) polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru – przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii, przyjęte za
potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru.
Gabaryt S – to przesyłka o wymiarach:
waga do 500 g (S) koperta o wymiarach 160mm x 230 mm x 20 mm max rozmiar koperty C 5
minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x140mm, maksimum – żaden z wymiarów nie może
przekroczyć wysokości 20 mm, szerokości 230 mm, długości 325 mm.
Gabaryt M – to przesyłka o wymiarach:
waga do 1000 g (M) koperta o wymiarach 230 mm x 325 mm x 20 mm max rozmiar koperty C4
minimum – jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325mm lub szerokość 230 mm,
maksimum – suma długości, szerokości i wysokości nie może być większa niż 900 mm, przy czym największy z tych
wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm.
Gabaryt L waga do 2000 g ( L) koperta o wymiarach większa od formatu M , max suma wymiarów 900 mm ( długość +
szerokość + wysokość) przy czym długość nie może przekroczyć 600 mm lub rulon ( format L ) max: suma długości +
podwójna średnica = 1040 mm ( długość nie może przekroczyć 900 mm )
3. Przez paczki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się paczki pocztowe o wadze do 10.000 g (Gabaryt
A,B):
1) ekonomiczne – paczki niebędące paczkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym,
2) priorytetowe – paczki najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym.
Gabaryt A – to paczka o wymiarach:
minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140mm,
maksimum – żaden z wymiarów nie może przekroczyć: długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm.
Gabaryt B – to paczki o wymiarach:
minimum – jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm, szerokość 500 mm lub wysokość 300 mm,
maksimum – suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość nie może być większa niż 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm.
4. Przez przesyłki kurierskie rozumie się: przesyłki najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym przyjęte za
potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w gwarantowanym terminie - zgodnie ze zleceniem i
regulaminem wykonawcy o wadze do 50 kg.
5. Wykonawca dostarczał będzie przesyłki, których odbiorcą będzie Zamawiający do siedziby Zamawiającego w każdy
dzień roboczy do godz. 11:00.
6. Nadanie przesyłek przygotowanych do wysłania będzie każdorazowo dokumentowane przez wykonawcę pieczęcią,
podpisem i datą w pocztowej książce nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek
wg poszczególnych kategorii wagowych (dla przesyłek zwykłych - nierejestrowanych).
7. Wykonawca zobowiązany jest świadczyć usługi doręczania ZPO (zwrotnego potwierdzenia odbioru) i zwrotów
niedoręczonych przesyłek pocztowych do zamawiającego od poniedziałku do piątku w dni robocze poniedziałek 8.00-16.00
wtorek-piątek w godzinach 7.00 – 11.00 do siedziby Zamawiającego.

4.2.6.) Główny kod CPV: 64112000-4 - Usługi pocztowe dotyczące listów

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

64113000-1 - Usługi pocztowe dotyczące paczek

64120000-3 - Usługi kurierskie

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 12 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Tak

4.2.14.) Przedmiot, wielkość lub zakres oraz warunki zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Zamawiający
przewiduje w okresie 3 lat od dnia udzielenia zamówienia podstawowego, udzielenie dotychczasowemu wykonawcy usług,
zamówienia polegającego na powtórzeniu usług w zakresie świadczenia usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na
potrzeby Urzędu Miejskiego w Barczewie w ilości do 50 % wartości szacunkowej zamówienia.

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Każda oferta niepodlegająca odrzuceniu zostanie oceniona wg wyżej wymienionych zasad. Ocenę
oferty stanowi suma punktów określona dla poszczególnych kryteriów wg wzoru:
Of = Ck+G
gdzie:
Of – ilość punktów uzyskana przez badaną ofertę;
Ck – ilość punków uzyskana przez badana ofertę w kryterium ,,Cena brutto oferty’’;
G – ilość punków uzyskana przez badana ofertę w kryterium ,,Termin płatności faktury za usługi”.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Termin płatności faktury

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Oświadczenie wykonawcy,
w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia
16.02.2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek
o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z
dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku
o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej –
załącznik
nr 8 do SWZ;
2) Odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w
zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy
wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Aktualne
zaświadczenie o wpisie do rejestru operatorów pocztowych na wykonywanie działalności pocztowej w zakresie przyjmowania,
przemieszczania i doręczania przesyłek w obrocie krajowym i zagranicznym zgodnie z ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo
Pocztowe (tj. Dz.U. z 2022 r., poz. 896 z późn. zm.).
4) Wykaz świadczenia usług pocztowych wykonanych nie wcześniej niż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania
ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał lub wykonuje należycie jedną umowę na
świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania
przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów, wraz z podaniem ich rodzaju, wartości, daty i miejsca wykonania oraz
podmiotów, na rzecz których usługi te zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane
należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego
usługi zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - inne
odpowiednie dokumenty - załącznik nr 6 do SWZ;

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Tak

7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2022-12-15 08:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Ofertę należy złożyć za pośrednictwem platformy zakupowej dostępnej na stronie: https://platformazakupowa.pl/pn/barczewo w myśl Ustawy Pzp. na stronie internetowej prowadzonego postępowania

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2022-12-15 08:05

8.4.) Termin związania ofertą: do 2023-01-13

8.5.) Zamawiający przewiduje wybór najkorzystniejszej oferty z możliwością negocjacji: Tak

8.6.) Maksymalna liczba wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do negocjacji: 3

8.7) Kryteria oceny ofert, które zamawiający zamierza stosować w celu ograniczenia liczby wykonawców: